Datenschutz

Teilnehmerinformation - Webtalk über Zoom

Sehr geehrte Teilnehmerinne und Teilnehmer,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Webcasts. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung, Teilnahme sowie der Aufzeichnung und Transkription des Webcasts.

1. Verantwortlicher

two S^® GmbH
vertreten durch Herrn Rainer Linke
Hamburger Straße 8a | 27419 Sittensen | Germany
Phone: +49 4282 5944 0
E-Mail: service@twos.de

2. Zwecke der Verarbeitung

Der Webcast dient der Informationsvermittlung, sowie zum Austausch zwischen Moderator/Dozent und den Teilnehmern. Weiterhin möchten wir Ihnen gerne neue Produkte vorstellen.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Durchführung und Abwicklung des Webcasts. Hierzu gehören insbesondere:

• die technische und organisatorische Durchführung des Webcasts,
• die Zusendung von Teilnahmebestätigungen sowie organisatorischen Informationen,
• die Zusendung weiterführender Inhalte im Anschluss an den Webcast (z. B. Transkript, Präsentationsfolien, Mitschnitt),
• Zur Optimierung unseres Angebots können anonymisierte statistische Auswertungen (z. B. Anzahl der Teilnehmenden, allgemeine Teilnahmezeiten) durchgeführt werden.

3. Art und Umfang der Datenverarbeitung

a. Anmeldung zum Webcast

Zur Anmeldung für den Webcast gelangen Sie über eine Landingpage mit Anmeldeformular.
Dort verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, ggf. Unternehmen) ausschließlich zur Registrierung und Verwaltung Ihrer Teilnahme am Webcast.
Pflichtangaben sind klar gekennzeichnet; freiwillige Angaben können Sie ergänzen.

b. Durchführung des Webcasts

Für die Teilnahme ist lediglich die Einwahl über Zoom erforderlich.
Für die Durchführung des Webcats werden folgende Daten von Ihnen verarbeitet:

• Stammdaten (z.B. Name, E-Mail-Adresse)
• IP-Adresse und technische Verbindungsdaten
• Meetingdaten (z.B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Ort)
• Interaktionsdaten (z.B. Chat Nachrichten, Fragen)

Der Umfang der Daten hängt auch davon ab, welche Angaben Sie freiwillig im Rahmen eines Zoom-Meetings eingeben.

Während des Webcats sind die Teilnehmer stummgeschaltet und eine Bildschirmfreigabe durch die Teilnehmer ist nicht möglich. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit über einen Chat mit dem Dozenten und den anderen Teilnehmern zu kommunizieren. Sollten Sie sich mit Ihrem vollständigen Namen angemeldet haben, ist dieser seitens des Dozenten und den anderen Teilnehmern zu sehen. Die Eingabe Ihres vollständigen Namens ist jedoch freiwillig.

c. Aufzeichnung und Transkription

Der Webcast wird zu Dokumentations- und Informationszwecken aufgezeichnet und transkribiert. Die Aufzeichnung und Transkription beschränken sich ausschließlich auf den Vortrag, sowie die Präsentationsinhalte des Moderators/Dozenten. Personenbezogene Daten der Teilnehmer – wie Name, Bild, Stimme/Ton oder Chatbeiträge – werden nicht aufgezeichnet bzw. transkribiert und sind somit nicht Bestandteil der Aufzeichnung oder Transkription.

Sofern im Chat von Ihnen Fragen an den Dozenten gestellt werden, wird der Dozent diese anonymisiert, das heißt ohne Nennung des Namens des Fragenden vorlesen und beantworten.

Enthält die Frage selbst jedoch Daten mit Personenbezug oder personenbezogene Daten, besteht die Möglichkeit, dass diese Informationen aufgezeichnet und transkribiert werden. Insoweit bitten wir Sie bei Fragen an den Dozenten keine personenbezogenen Daten (wie Namen, Kontaktdaten, Gesundheits- oder Kundendaten) zu verwenden. Formulieren Sie Ihre Fragen bitte allgemein und vermeiden Sie Informationen, die Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen.

d. Nachbereitung

Nach dem Webcast erhalten Sie weiterführende Informationen und Materialien (z. B. Transkript, Präsentationsfolien, Aufzeichnung) über die bei Ihrer Anmeldung angegebenen E-Mail-Adresse, sofern Sie uns hierfür Ihre Einwilligung im Anmeldeprozess erteilt haben.

Gerne können Sie uns auch jederzeit im Nachgang an den Webcast Ihre Einwilligung erteilen um die Aufzeichnung per E-Mail zu erhalten.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der

• Anmeldung und Durchführung des Webcasts: gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Aufzeichnung und Transkription: gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchführung, Dokumentation und Qualitätssicherung des Webcasts)
• Versand des Newsletters (bei Anmeldung darüber):
  Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Interessenbasierte Auswertung/Nachbereitung:
  Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

5. Empfänger der Daten

Zur Durchführung des Webcats bedienen wir uns des Videokonferenzdienstes Zoom Video Communications Inc., 55 Almaden Bldv., Suite 600, San Jose, CA 95113 (USA).

Zoom wird im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO für uns tätig.

Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den Online-Meetings an Dritte erfolgt durch uns grundsätzlich nicht ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung. Sofern Sie sich jedoch mit Ihrem Namen im Chat beteiligen, erhalten die anderen Teilnehmer Kenntnis hierüber. Weiterhin erhält die Zoom Video Communications Inc. als Anbieter notwendigerweise Kenntnis von Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.

6. Datenverarbeitung in Drittstaaten

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet daher in einem Drittland statt. Insoweit weisen wir darauf hin, dass in den USA, sowie in anderen Drittländern ein anderes bzw. niedrigeres Datenschutzniveau besteht. Für eine Datenübermittlung in die USA sichert der Angemessenheitsbeschluss EU-U.S. Data Privacy Framework ein angemessenes Schutzniveau für zertifizierte Unternehmen für personenbezogene Daten zu. Zoom ist DPF-zertifiziert.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://explore.zoom.us/de/privacy/

7. Dauer der Speicherung

Grundsätzlich gilt, dass wir die Daten nur solange speichern, bis Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen haben, es für die Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist oder der Zweck zur Verarbeitung der Daten weggefallen ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften und sind von uns vorrangig zu beachten.

• Ihre Anmeldedaten werden bis zum Abschluss des Webcast-Projekts gespeichert, längstens jedoch für 12 Monate.
• Aufzeichnungen und Transkripte beschränken sich ausschließlich auf Inhalte des Moderators/Dozenten.
• Teilnehmerdaten werden nicht gespeichert.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Sie haben das Recht, von uns Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO darüber zu verlangen, ob und in welchem Umfang von Ihnen bei uns personenbezogene Daten gespeichert oder verarbeitet werden.
• Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung Ihrer Daten, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.
• Sie können verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO gelöscht werden, sofern andere gesetzliche Regelungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 35 BDSG) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z.B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.
• Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.
• Sie haben das Recht, Ihre Sie betreffenden personenbezogenen Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO finden im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Dienste nicht statt.
• Sie haben das Recht Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
• Sie haben das Recht sich gemäß Art. 77 DSGVO bei der Aufsichtsbehörde (=Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover) zu beschweren.

Sie haben das Recht gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, einzulegen, wenn Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@gc-kanzlei.de

9. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz im Rahmen des Webcasts haben, können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Gräf & Centorbi Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

z.Hd. Frau Rechtsanwältin Sabrina Schmitt

Christofsstr. 5, 55116 Mainz

datenschutz@gc-kanzlei.de